Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del responsable

La persona responsable de decidir las finalidades y los medios del tratamiento de los datos personales obtenidos mediante este sitio web es Julie Viviana Herrera, persona natural, cuya marca profesional pública es Viviana Herrera.

• Ciudad y país de operación: Popayán, Cauca, Colombia.
• Domicilio y dirección para notificaciones: Pendiente de confirmación para la versión final.
• Correo general de contacto (provisional y autorizado): vivianaherrera04@gmail.com.
• Correo para ejercer derechos de datos personales: Pendiente de confirmación para la versión final.
• Persona encargada de tramitar peticiones, consultas y reclamos de esta actividad profesional: Julie Viviana Herrera. Podrá contar con apoyo técnico autorizado, sin trasladar por ello su responsabilidad legal.
• Teléfono / WhatsApp público: +57 300 283 9652.
• Sitio web: Pendiente de confirmación para la versión final.

La actividad profesional de Viviana Herrera es diferente de la actividad institucional de Fundación Vida Mía, así como de otras iniciativas o colaboraciones. Esta política no pretende regular datos que recojan terceros o entidades con responsables distintos. La ficha de Efecto Mía permite consultar información por WhatsApp; no habilita compras ni formularios de pedidos. Las responsabilidades de una futura operación de venta todavía no están definidas en esta política.

2. Objeto y ámbito

Esta política informa cómo se obtienen, utilizan, consultan, almacenan, comparten cuando es necesario y eliminan los datos personales de visitantes y personas que contactan a Viviana por medios incluidos en este sitio. Se formula conforme a la Ley 1581 de 2012 y disposiciones reglamentarias aplicables, sujetas a verificación de su alcance en la operación real.

La web es principalmente informativa y comercial: presenta conferencias, trayectoria, contenido editorial, una sección informativa sobre psicología y un espacio para el libro. No es una plataforma de historia clínica, reserva de citas, pagos en línea ni atención de urgencias.

3. Datos que se podrán tratar

Según el canal utilizado y su habilitación efectiva, podrán tratarse:

• Solicitud de conferencia: nombre, correo electrónico, organización —si es aplicable—, ciudad, tipo de evento, fecha aproximada o por definir, y mensaje con el objetivo general del encuentro.
• Contacto directo voluntario: correo electrónico, número de teléfono/WhatsApp y contenido del mensaje que la persona decida enviar por esos canales.
• Datos técnicos de seguridad y funcionamiento: registros mínimos de conexión o uso y señales de antispam estrictamente necesarios, solo en la medida en que la implementación real los genere, documentados después de auditoría.
• Consentimiento: fecha y hora de autorización y la versión de texto consentida; otros datos de evidencia únicamente cuando sean necesarios, proporcionados y retenidos de forma justificada.

No se solicitarán historias clínicas, diagnósticos, motivos detallados de consulta psicológica, detalles íntimos de duelo, información de menores ni otros datos sensibles mediante el formulario de conferencias. Si una persona envía espontáneamente esa información, se limitará el acceso y se gestionará de acuerdo con las exigencias legales y el procedimiento interno de supresión o canalización que se establezca. No se utilizará para marketing; cualquier eventual procesamiento mediante herramientas de IA deberá evaluarse previamente, informarse cuando corresponda y ajustarse a las obligaciones legales y a los proveedores aprobados.

4. Finalidades del tratamiento

Los datos facilitados podrán utilizarse únicamente para las finalidades informadas al titular y que resulten aplicables:

1. Recibir, organizar y responder solicitudes de información y cotización de conferencias.
2. Comunicarse con quien lo solicita para precisar fecha, público, ciudad, necesidades generales del evento y condiciones comerciales, sin convertir la solicitud en una reserva confirmada.
3. Gestionar solicitudes de información administrativa sobre los servicios disponibles, sin emitir diagnósticos a través de formularios web.
4. Atender consultas, reclamos, solicitudes de corrección, revocatoria, supresión o acceso relacionados con datos personales.
5. Mantener la seguridad técnica de la web, mitigar uso abusivo y preservar la evidencia de autorizaciones en la medida efectivamente implementada.
6. Cumplir obligaciones legales aplicables cuando correspondan.

No se utilizarán contactos para newsletters, campañas automáticas, retargeting o publicidad personalizada por el mero hecho de solicitar una conferencia. Si en el futuro se agrega marketing, deberá informarse su finalidad y habilitarse un mecanismo de autorización separado, voluntario y comprobable cuando sea exigible.

5. Autorización y carácter facultativo

Cuando la ley exija autorización, se obtendrá de manera previa, expresa e informada, mediante un mecanismo que permita conservar prueba. El formulario de conferencias deberá mostrar un aviso claro y una casilla de autorización sin premarcar. Enviar un formulario o simplemente navegar no equivale por sí solo a aceptar finalidades distintas de las debidamente informadas.

La entrega de datos sensibles es facultativa en los términos legales; además, el formulario de conferencias no está diseñado para recibirlos. Se evitará recolectar datos no necesarios para gestionar la solicitud.

6. Derechos de las personas titulares

De conformidad con la normativa colombiana aplicable, las personas titulares pueden, según proceda:

• Conocer, acceder, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar información sobre el uso dado a sus datos y prueba de la autorización cuando corresponda.
• Presentar consultas y reclamos, solicitar la supresión o revocar la autorización en los supuestos legalmente procedentes.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, previo agotamiento del trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado, cuando corresponda.

Estos derechos podrán ejercerse mediante el correo indicado en la sección 1; deberá confirmarse su operación antes de publicar la política.

7. Procedimiento para consultas y reclamos

El correo para ejercer derechos está pendiente de confirmación para la versión final. Una vez habilitado, la solicitud deberá indicar nombre, medio de respuesta, descripción clara y la información mínima necesaria para acreditar la identidad o representación. No deberá remitir información médica innecesaria.

• Consultas: se atenderán, por regla general, en hasta 10 días hábiles desde su recepción. Si no puede cumplirse, se informará la razón y una nueva fecha que no excederá 5 días hábiles adicionales, según el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
• Reclamos: se atenderán, por regla general, en hasta 15 días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción; de ser necesario y tras informar la razón, se podrá ampliar por hasta 8 días hábiles adicionales, según el artículo 15 de la misma ley. Aplican las reglas legales para solicitudes incompletas y la acreditación del interesado.

Las solicitudes de supresión o revocatoria se tramitarán según proceda legalmente; pueden existir deberes de conservación que impidan eliminar inmediatamente ciertos registros.

8. Seguridad y confidencialidad

Se adoptarán medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas a los datos y a los riesgos, como acceso restringido, autenticación segura, protección del transporte, control de permisos, revisión de proveedores y procedimientos de atención de incidentes. En este borrador, las medidas descritas están pendientes de verificación operativa.

No se publicará información personal recibida mediante formularios. Se procurará que solo las personas autorizadas accedan a ella y que quienes prestan servicios técnicos lo hagan dentro de las obligaciones pertinentes de confidencialidad y tratamiento.

9. Proveedores y posibles tratamientos internacionales

El sitio puede requerir servicios de alojamiento, entrega de correos, seguridad y antispam. La identificación de los proveedores, sus finalidades, ubicaciones de tratamiento, roles y acuerdos aplicables está pendiente de confirmación para la versión final.

No se presume que todos los proveedores actúen de igual manera ni que los datos permanezcan necesariamente en Colombia. Se verificará y actualizará este apartado con base en la arquitectura real y los acuerdos pertinentes.

Los enlaces externos, como Instagram, WhatsApp o un eventual vendedor del libro, pueden remitir a servicios con políticas independientes. El tratamiento efectuado por ellos no queda automáticamente cubierto por esta política.

10. Conservación de los datos

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para la finalidad informada y las obligaciones legales aplicables; después serán eliminados, anonimizados o archivados de forma restringida, según corresponda.

Vigencia de las bases de datos: Pendiente de confirmación para la versión final. Su vigencia debe ser coherente con las finalidades y obligaciones legales correspondientes.

Los plazos concretos de conservación están pendientes de definición y aprobación para cada finalidad.

11. Menores de edad y datos sensibles

El sitio se dirige principalmente a personas adultas y contactos institucionales. No se diseñará una captación web de datos de menores; si se llegaran a tratar datos de niños, niñas o adolescentes, se observarán las garantías y exigencias legales aplicables. Los servicios psicológicos y eventuales datos clínicos requieren procesos y avisos diferenciados, no cubiertos por la simple autorización del formulario comercial.

12. Cookies y tecnologías similares

El uso de cookies y tecnologías equivalentes se describe en la Política de Cookies, que se completará después de identificar las herramientas efectivamente desplegadas. Las tecnologías no esenciales que recolecten datos personales no deben activarse sin el fundamento y mecanismo de autorización exigibles.

13. Actualizaciones

Esta política podrá actualizarse cuando cambien las finalidades, canales, proveedores, funcionalidades o las exigencias normativas. La versión y fecha de vigencia deberán estar visibles en la web y los cambios relevantes deberán informarse por medios adecuados.

Fecha efectiva de entrada en vigor: Pendiente de confirmación para la versión final.